Abteilungsdurchlauf in der kaufmännischen Ausbildung
[Einkauf] [Vertrieb] [Zoll/Fakturierung]
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Telefonzentrale:Deine Hauptaufgabe in der Telefonzentrale wird darin liegen, Telefongespräche entgegenzunehmen und an die entsprechenden Mitarbeiter weiterzuleiten, sowie das Frankieren der Post. Wenn Besucher eintreffen, werden diese von dir empfangen und angemeldet. Eingehende Faxe werden an die Abteilungen weitergeleitet. Ebenfalls gehört auch das Zusammenstellen von Prospektmappen für Kunden, Neukunden oder Interessenten zu deinem Aufgabenfeld. Firmenfahrzeuge werden auch von dir verwaltet und ausgegeben. |
Personal:Hier bekommst du ein oder mehrere Projekte zugewiesen, an denen du selbständig arbeiten darfst. Größtenteils kannst du dir hierbei deine Zeit und Arbeit eigenständig einteilen. Du erhälst einen sehr guten Einblick in das operative Geschäft einer Personalabteilung, wie z. B. die Personaleinsatzplanung, die Personalabteilung als Dienstleister, Personalmarketing und Personalentwicklung. Natürlich darfst du auch mal an einem Bewerbungsgespräch teilnehmen. Du erfährst sehr viel über wichtige gesetzliche Rahmenbedingungen in der Personalabteilung und lernst die Strukturen unseres Entlohnungssystems kennen. |
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Buchhaltung:Bezahlt ein Kunde eine Funksteuerung, ist es die Aufgabe der Buchhaltung, diese Zahlung zu kontrollieren und zu verbuchen. Falls ein Kunde nicht bezahlen sollte, ist es notwendig eine Mahnung an den Kunden zu schicken. Es werden aber auch Zahlungen an unsere Lieferanten getätigt. Beispielsweise, wenn Ware geliefert wird, wird die Lieferantenrechnung fristgerecht überwiesen. Eine weitere Aufgabe ist auch die Zeiterfassung. Hier werden alle Arbeitszeiten, Urlaubs-, Gleitzeit-, und Krankheitstage der HBC-Mitarbeiter erfasst und kontrolliert. Die Buchhaltung ist außerdem für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig. |
Ersatzteile/Reparaturen:Deine Tätigkeiten hier sind vor allem Auslieferungen und Abrechnungen von Reparaturen und das Annehmen, Bearbeiten und Ausliefern von Ersatzteilbestellungen. In der Abteilung Ersatzteile/Reparaturen kannst du auch deine Englischkenntnisse beweisen, da du auch viel Kontakt, meist per Telefon mit ausländischen Kunden hast. Des weiteren gehören zu deinem Aufgabenfeld das Erstellen von Gutschriften und Reklamationen. |
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Materialwirtschaft:Hier lernst du, wie man Material in richtiger Menge, Zeitpunkt, Ort und Qualität bereitstellt. Um dies in adäquater Form tun zu können, sind viele Informationen nötig. Aus sämtlichen Abteilungen laufen hier die Informationen über die Teile, die im Unternehmen benötigt werden zusammen. Mit diesen Daten erweiterst und pflegst du den gesamten Artikelstamm. Hierzu gehört beispielsweise die Bezeichnung, ob es ein Kauf- oder ein Fertigungsteil ist, oder die Stückliste, aus denen sich bestimmte Module zusammensetzen um nur einige von Ihnen zu nennen. |
Einkauf:Für die Beschaffung von sämtlicher Ware, die HBC benötigt, ist der Einkauf zuständig. Bedarfe, Bestellmengen und Bestelltermine an verschiedenen Produkten und Dienstleistungen werden von dir ermittelt. Auch werden die möglichen Bezugsquellen ausgewählt, verglichen und ausgewertet. Deine Aufgabe besteht des weiteren auch darin Angebote einzuholen, diese zu prüfen, vergleichen und eine Angebotsauswahl zu treffen. Ist ein passendes Angebot eingetroffen, darfst du die Bestellung vorbereiten und im Warenwirtschaftsprogramm erfassen. Die eingehende Auftragsbestätigung wird kontrolliert. Erfüllt der Lieferant den Vertrag nicht, so wird dieser angemahnt. Wurde die Ware geliefert wird der Lieferschein sowie die Rechnung kontrolliert und im System verbucht. |
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Vertrieb:Die Hauptaufgabe der Abteilung Vertrieb besteht darin, neue Funksysteme, sowie Ersatzsender und Ersatzempfänger an unsere Kunden zu verkaufen. Hierzu gehört z.B. das Kalkulieren und das Erstellen von Angeboten. Bestellt ein Kunde ein Funksystem, wird das System für die Fertigungsabteilung eingeplant und der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung. Die Außendienstmitarbeiter der Abteilung Vertrieb sind für Kundenbesuche in ganz Deutschland zuständig. Hier darf der Auszubildende, der gerade in der Abteilung Vertrieb ist, bei der Vorbereitung und der Durchführung einer Außendiensttour mitwirken. |
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Zoll/Fakturierung:Die Mitarbeiterinnen aus der Abteilung Zoll/Fakturierung sind einerseits für die Erstellung der Lieferscheine und der Rechnungen für Neuanlagen zuständig. Andererseits sind sie für die ordnungsgemäße Bearbeitung von Import- und Export-Geschäften verantwortlich, welche unter anderem das Erstellen der benötigten Zollpapiere beinhaltet. Um unsere fertigen Funksysteme zu unseren Kunden zu bringen, benötigen wir Speditionen, welche den Transport übernehmen. Hierzu werden in der Abteilung Zoll/Fakturierung Angebotsvergleiche und Preisvergleiche von Speditionen durchgeführt. Für die Speditionen, die dann die jeweilige Fracht transportieren, werden dann Speditionsaufträge und Frachtpapiere erstellt. |
